Pentingnya Tata Kelola Arsip Yang Efektif Dan Efisien
DEMAK - Kamis 2 November 2023 Dinas Pertanian dan Pangan Kabupaten Demak melaksanakan sosialisasi penataan dan penyustuan arsip. Dalam kesempatan tersebut Sekretaris Dinas Pertanian dan Pangan Kab. Demak Dra. Afida Aspar, MM dalam pembukaan kegiatan menyampaikan kepada para peserta yang terdiri dari pengelola arsip Unit kearsipan dan unit pengolah dan para kepala Bidang, bahwa kegiatan ini sebagai tindak lanjut untuk peningkatan pengelolaan arsip, sebagai wujud menjadi lebih baik dalm tertib administrasi. Selanjutnya Sub Koordinator Penyuluhan Farikh Sakti Syarifudin, S.Hut, MM menyampaikan hal-hal yang berkaitan dengan hasil pengawasan internal diantaranya pemeliharaan dan penyusutan arsip dan diharapkan Dinperpusar memberikan pendampingan pengelolaan arsip. Yuliani, A.Md sebagai sub koordinator Penataaan dan Layanan Dinperpusar menyaikan era modern ini instansi patinya membutuhkan informasi, informasi merupakan kegiatan yang sangat komplek.
Informasi dapat berperan sebagai proses pengambilan keputusan. Informasi ini digunakan sebagai bukti bahwa pengeloaan yang baik akan menciptakan pelayanan yang baik pula terhadap informasi yang dibutuhkan dalam kegiatan operasioanal. Selanjutnya nara sumber Yusron Soltoni, A.Md menyampaiakan materi tentang penjelasan hasil pengawasan kearsipan internal, dijelaskan tentang pengelolaan arsip dinamis di unit pengolah, SDM, sarana dan prasarana dan kegiatan pemindahan arsip inkatif. Untuk efisiensi disampaikan pula materi penyusutan arsip.
Penyusutan arsip berdasarkan Perka ANRI No. 37 tahun 2016 disampaikan bahwa kegiatan penyusutan meliputi pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah dan pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna. Dalam kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan penilaian arsip terlebih dahulu dimana dalam penilaian berdasarkan Peraturan Bupati Nomor 23 Tahun 2020 tentang Jadwal Retensi Arsip Pemerintah Kabupaten Demak. Dijelaskan masa arsip aktif, in aktif dan keterangan dimana ada arsip yang setelah jangka waktu simpannya habis termasuk permanen, Dinilai Kembali dan Musnah.
Untuk arsip yang akan dimunahkan harus ada sk tim penilai, daftar usul musnah, penetapan arsip yang akan dimusnahkan, permohonan persetujuan permusnahan arsip, Persetujuan pemusnahan arsip dari Bupati, SK Penetapan dan berita acara pemusnahan arsip dimana dalam pelaksanaan pemusnahan arsip juga disaksikan dari Inspektorat, Bagian Hukum dan LKD. Selain pengelolaan arsip nara sumber juga menyampaikan pengetahuan proses pengelolaan arsip dinamis secara elektronik dengan menggunakan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi). (dinperpusar)
